Boîtes pour ranger documents et papiers

2024 Auteur: Sierra Becker | [email protected]. Dernière modifié: 2024-02-26 04:58

L'ordre dans les documents est important pour des résultats de travail optimaux et rapides. Cela vous permet de trouver rapidement les papiers nécessaires, ainsi que de les protéger de l'influence de facteurs externes. Afin d'assurer la systématisation et la sécurité des documents, vous devez savoir comment les archiver correctement et quels moyens sont nécessaires pour cela.

Archivage de documents

Toute sphère de la vie humaine, de la naissance au dernier jour, s'accompagne de paperasse. Ils peuvent être d'importance, de valeur, de durée de stockage différentes. Mais le fait que la plupart d'entre eux doivent être maintenus en bon état pendant un certain temps est un fait. Afin d'assurer l'économie de papiers pendant une longue période, utilisez des boîtes pour ranger les documents. Aujourd'hui, ils peuvent être achetés librement ou fabriqués à la main.

Pertinence du stockage du papier

Il est toujours nécessaire de sauvegarder les originaux et les copies.

• Petit, moyen etgrandes entreprises, dans les agences gouvernementales, l'archivage est une obligation légale.
• Au bureau, en particulier dans les RH, la comptabilité, les sociétés commerciales, cela vous permet d'optimiser le processus de travail, de décharger la zone de travail et d'assurer la continuité des fonctions pour les nouveaux employés et les employés existants.
• À la maison, cela garantit l'ordre et la possibilité de trouver les papiers nécessaires au bon moment, y compris en cas d'urgence.

Accessoires d'archivage

Les boîtes de rangement de documents sont le plus souvent utilisées pour économiser du papier. Aujourd'hui, des blancs pour eux sont disponibles en vente libre. En règle générale, ils sont fournis pour les papiers A4. Mais il existe aussi d'autres tailles. Certains fabricants proposent aux consommateurs des boîtes à papier spéciales dans lesquelles plusieurs boîtes de papiers peuvent être stockées. Ils sont vendus non assemblés et une simple instruction permet à tout acheteur de les assembler facilement. L'utilisation de telles boîtes vous permet de vous débarrasser des papiers commerciaux inutiles et, si nécessaire, de trouver rapidement le bon document. Un format de boîte correctement sélectionné vous permet de résoudre de manière optimale le problème d'espace et d'économiser des matériaux précieux pendant longtemps. Et une structuration claire des originaux et des copies augmente parfois la rapidité des tâches des employés.

Économiser de la paperasse au bureau

Les boîtes en carton sont le meilleur choix pour protéger les papiers des intempéries sur le lieu de travail.stockage de documents. Pour les utiliser, il est nécessaire de répartir les matériaux en groupes par sujet et de les collecter soit en vrac, soit dans des fichiers séparés, soit dans des dossiers, des dossiers ou d'autres types d'entre eux. Et puis ramasser les boîtes conformément aux dimensions requises. Ils sont peu coûteux, vous pouvez donc acheter la quantité dont vous avez besoin. Les boîtes se caractérisent par leur espace, leur durabilité et leur respect de l'environnement. Les fentes pour les mains facilitent le ramassage et le transport, tandis que le couvercle (à charnière ou amovible) empêche la poussière d'entrer. À l'extérieur sur le carton, vous pouvez signer le type de documents. En règle générale, les boîtes de rangement de bureau sont vendues non assemblées avec des instructions graphiques imprimées, de sorte qu'elles peuvent être facilement assemblées et démontées et, si nécessaire, cachées dans un endroit isolé.

Livraison de documents pour des économies à long terme

Pas une seule agence gouvernementale ou entreprise privée qui mène des affaires sérieuses ne peut se passer d'archiver des documents. Les documents administratifs, fiscaux, personnels, comptables et autres ont une durée de conservation différente, qui est régie par la liste n° 578. Il s'agit d'une procédure obligatoire, qui prévoit souvent une période d'épargne assez longue (jusqu'à 75 ans). Dans ce cas, tous les papiers sont triés, mis dans des cartons et remis dans les locaux prévus à cet effet. Dans ce cas, il existe des exigences particulières pour les boîtes: elles doivent être en carton durable (idéalement, si elles répondent à l'exigence GOST, elles ont égalementsimilaire à la période de garantie spécifiée). Dans ce cas, il est préférable d'utiliser des boîtes d'archives pour stocker des documents et des boîtes en carton. Ces derniers sont le réceptacle de plusieurs conteneurs à papiers. Ils ont des chaînes car ils sont destinés à un stockage à long terme.

Pour plus de commodité, vous pouvez également ramasser des boîtes pour le stockage vertical et horizontal des matériaux. Il convient également de tenir compte du fait qu'il existe des entreprises privées prêtes à fabriquer des conteneurs pour papiers selon les dimensions indiquées par le client.

Archives d'accueil

Chaque adulte devrait se soucier de garder des papiers importants dans les murs de sa maison. Après tout, très souvent, vous devez fournir des documents confirmant votre identité, votre formation, votre propriété, etc. Afin d'éviter des dépenses financières inutiles et de pouvoir exercer vos droits, vous devez conserver les cartes de garantie des appareils électroménagers, les manuels de son fonctionnement, reçus d'achat. Des documents peuvent être nécessaires en urgence en cas d'urgence: en cas de départ soudain, d'incendie, de catastrophe naturelle, d'évacuation de la population…

Les originaux et les copies des titres doivent être au même endroit, à l'abri des regards indiscrets, triés et protégés des facteurs extérieurs. C'est bien si une boîte pour stocker des documents à la maison est préparée à cet effet. Il peut être acheté, fabriqué en achetant un flan en carton dans un magasin pour un petit prix, ou vous pouvez adapter n'importe quelle boîte inutile. Si non archivéoriginaux, leur pénible recherche sera assurée, et la restauration en cas de perte demandera beaucoup de temps, d'argent, et surtout, de nerfs.

Organisation des valeurs de la maison

Pour acheter des boîtes pour ranger des papiers et des documents ou les fabriquer vous-même, vous devez démonter tous les matériaux et les trier en groupes, par exemple:

• documents personnels;
• papiers prouvant la propriété;
• accords de prêt, paiements sur transactions;
• documents sur l'état de santé des membres de la famille, les examens réussis, les avis des médecins;
• documents confirmant le paiement des marchandises, cartes de garantie, etc.

Il est nécessaire de tenir compte de la durée de validité des titres, car certains d'entre eux peuvent ne pas être pertinents au moment de l'analyse.

Conseils pour la distribution de matériel

Les originaux et les copies peuvent varier en taille, de sorte que les boîtes de classement peuvent également être faites pour correspondre. Dans ce cas, les originaux peuvent être triés:

• par ordre d'importance;
• par taille;
• selon la période de pertinence;
• par type (travail, domicile…);
• sur les événements.

Une telle systématisation permettra de gagner du temps dans la recherche des bons papiers et de les protéger des enfants, des étrangers et des facteurs externes.

Boîtes de rangement DIY

La principale différence entre le matériel familial et le matériel de bureau est leur taille: au travailc'est généralement du A4, alors qu'à la maison, le papier est très différent. Par conséquent, vous pouvez créer des boîtes pour stocker des documents de vos propres mains. Plusieurs options s'offrent à vous:

1. Vous pouvez acheter une ébauche dans n'importe quel rayon ménager du supermarché et, en suivant les instructions, l'assembler.
2. Si vous avez besoin d'une boîte de petites tailles, vous devez prendre les dessins, les télécharger, les transférer sur du carton et les coller. Si les dimensions spécifiées ne conviennent pas à l'utilisateur, vous pouvez transférer le dessin sur papier, tout en réduisant plusieurs fois les dimensions de la pièce.
3. L'option la plus simple est de prendre n'importe quelle boîte dont vous n'avez pas besoin et de la ranger pour les originaux.
4. Faites selon votre propre dessin. Ainsi, par exemple, pour créer une boîte pour les documents personnels (passeports, actes de naissance, droits, diplômes d'études), vous devez prendre 2 feuilles de papier fort (carton), découper un carré de la taille requise dans chacune, ajouter 1,5 cm supplémentaire à un (pour le couvercle). Pliez ensuite chaque feuille en deux et selon différentes diagonales. Il devrait y avoir 3 lignes au total. Ensuite, les coins doivent être pliés vers le centre, puis chaque côté doit être plié de manière à ce que son bord passe au milieu de la feuille. La dernière étape consiste à assembler la boîte en papier le long des lignes existantes et à coller les côtés.

En même temps, une telle boîte peut être décorée pour correspondre à la couleur de l'intérieur en utilisant du papier de couleur, de la colle, des ciseaux. Les "voûtes" remplies doivent être tenues à l'abri de la lumière directe du soleil, de l'humidité et des enfants.

Les documents sont les compagnons de la vie humaine. Vous pouvez assurer leur sécurité à l'aide de boîtes pour stocker des documents dans les archives, et si la situation financière ne le permet pas, vous pouvez les construire vous-même à l'aide de matériaux improvisés. Et puis une atmosphère calme au travail et à la maison est assurée.